Devenir Office Manager/Assistant(e) indépendant(e)

Les questions qui viennent régulièrement portent sur :

• les typologies de prestations proposées dont la question de la saisie comptable,
• l'expérience préalable,
• l'organisation au niveau du travail mais également d'un point de vue personnel,
• les difficultés rencontrées,
• avantages et inconvénients d'être indépendant,
• le statut,
• comment se faire connaître,
• la tarification,
• combien de temps pour constituer sa clientèle,
• et en dernière question, quels conseils je peux éventuellement apporter.

Pour me répéter, je précise bien que mes réponses ci-dessous ne se basent que sur mon expérience; ce qui m'a amenée à me mettre à mon compte et comment.
 

Si vous avez consulté mon profil, vous saurez qu'avant de m'installer, j'avais une expérience, en entreprise, de près de 20 ans.

Avec un diplôme en communication, je ne me destinais pas du tout à un poste d'assistante ou d'Office Manager. Initialement, ma formation me dirigeait vers la stratégie de communication en agence. Mais mon 1er poste fut celui d'assistante en régie publicitaire où l'on m'a appris ce qu'était une entreprise et comment elle fonctionnait. Rapidement, et parce que l'entreprise était de petite taille, j'ai eu la chance d'intervenir tant au niveau du process commercial, qu'au niveau du process de production et de facturation. Parallèlement, très attirée par la gestion des ressources humaines, j'ai repris des études en ce sens.

J'ai eu cette même opportunité dans la 2nde entreprise qui m'a employée; l'ensemble des missions et mon poste prenant de l'ampleur au fur et à mesure des années et de l'évolution de l'entreprise passée de 8 à presque 40 salariés au moment de mon départ.

Pourquoi je vous parle de cette expérience, eh bien tout simplement parce que, personnellement, c'est (en partie) celle-ci qui m'a permis de me lancer en tant qu'indépendant. Les prestations que je propose aujourd'hui correspondent à ce que j'ai pratiqué.

On me demande régulièrement quelle est mon expérience préalable et s'il faut une expérience préalable. Je ne me permettrais pas de porter de jugement mais il me semble tout de même difficile de proposer des prestations sans en avoir l'expérience ou sinon la formation.

Comme je vous le disais, les prestations que je propose, correspondent à ce que j'ai pu pratiquer mais également ce qui me plaît. Oui, je ne vous le cache, j'ai éliminé certains points qui me plaisaient beaucoup moins! ;-)

S'il y a un conseil que je pourrais donner sur ce sujet, c'est, avant tout, de bien mettre à plat vos compétences, ce que vous avez l'habitude de faire, ce qui vous plaît. Eliminez les tâches qui vous donnent des noeuds dans le ventre. L'objectif est de pouvoir apporter une prestation dans laquelle vous vous sentirez en phase, où vous serez vous-même, où vous serez à l'aise!

Etre soi-même est vraiment la base. Etre en phase avec ce que l'on propose.

On m'interroge régulièrement au sujet de la saisie comptable. A ma connaissance, cela reste règlementé et qu'en tant qu'assistant(e) indépendant(e), nous ne sommes pas autorisé(e)s à la faire. Pour ma part, cela ne correspond ni à ma formation ni à mon expérience, je n'ai donc pas plus d'informations sur le sujet.

D'un point de vue organisation, il est évident qu'être salarié et indépendant, ce n'est pas la même chose.

Dans le quotidien, beaucoup de choses vont dépendre des types de missions (tâches) dont vous aurez la charge, leur volume de temps, et si vous travaillez à distance ou sur site... Tous ces éléments conditionneront votre emploi du temps.

Mais il ne faut pas perdre de vue, qu'en étant à votre compte, vous aurez, au final et tout comme nos clients, 2 activités : celle liée à votre entreprise, sa vie et celle liée à votre production pour vos clients.

Tout cela prend du temps, tout cela se gère mais c'est une gymnastique importante et pas toujours évidente.

D'un point de vue vie personnelle, cela ne permet pas d'être plus disponible. C'est même plutôt l'inverse. Certes, en cas de besoin, on peut parfois se libérer mais uniquement de manière ponctuelle. En étant à son compte, le travail prend une place beaucoup plus importante dans la vie personnelle puisque les enjeux ne sont plus les mêmes et il n'y a plus les filets de sécurité ni les avantages que l'on peut avoir en étant salarié. 

Quand on est à son compte, qu'on le veuille ou non, on a quand même beaucoup, "la tête dedans". La coupure est difficile. Quand vous ne travaillez pas, c'est 0 euro. Il est donc parfois difficile de s'accorder du temps. Il faut pouvoir développer et maintenir son niveau d'activité. De plus, au-delà de l'autonomie, il faut également être capable, de façon permanente, de passer d'une entreprise à une autre, sur des sujets totalement différents.

Très sincèrement, je pense qu'il faut être conscient de cela.

L'investissement temps est important et au-delà du temps, cela demande de l'énergie en permanence, parce qu'on a personne pour nous guider, nous encourager ou même partager et, en sus, comme je vous le disais, pas de boulot=0.

Pour moi, ce sont les difficultés majeures et il faut bien les considérer car selon sa personnalité, cela peut être générateur de stress.

Mais à côté de cela, si vous êtes d'un tempéramment curieux et aimez la diversité, l'autonomie, sur ce point c'est le top!

Pour ma part, je me suis installée car j'avais l'envie de partager ce que j'avais pu connaître, aider dans la mise en place de solutions et travailler en collaboration. Personnellement, j'ai besoin de toucher à beaucoup de choses. Je ne peux me restreindre à un domaine. J'aime l'entreprise dans son fonctionnement global et le fait de pouvoir intervenir à différents niveaux (RH, webmarketing, commercial...)

C'est donc ce qui a motivé mon installation.

Côté statut, plusieurs solutions s'offrent à vous.

Néanmoins, les plus simples et les plus rapides à mettre en place, notamment quand on est seul dans son activité, sont : la micro-entreprise, avec une gestion simplifiée mais qui vous demandera tout de même le respect d'un certain formalisme (Assurances, compte bancaire dédié, suivi administratif, stage obligatoire à l'installation, avoir plusieurs clients, seuils de CA...)

et les coopératives qui sont intéressantes quand on souhaite se lancer tout en conservant un statut de salarié. Toute la partie gestion et couverture de risques est assurée par la coopérative. Vous bénéficiez d'une forme d'accompagnement mais reste à votre charge le développement commercial de votre activité.

Une fois les démarches d'installation réalisées, comment se faire connaître??

Eh bien, là aussi, cela va être très lié d'une, au mode de fonctionnement que vous souhaitez avoir et la typologie de clientèle que vous souhaitez toucher. En effet, si votre souhait est plus de travailler en local, chez vos clients, se faire connaître localement par l'intermédiaire de réseaux, par exemple, va être primordial. Inversement, si vous travaillez essentiellement à distance et de façon dématérialisée, il vous faudra développer une communication essentiellement digitale.

De même, selon le type de clientèle que vous souhaitez toucher, leur métier (bâtiment, secteur médical, juridique, services...), il faudra étudier les supports les plus adaptés selon leurs habitudes.

Avant l'idée de se faire connaître, pensez aux personnes pour qui vous souhaitez travailler. Identifiez-les pour savoir comment les toucher et alors comment se faire connaître auprès d'eux. En fonction de cela, votre communication pourra prendre différentes formes. Il sera peut-être alors utile de vous inscrire dans des annuaires spécialisés (Ex : Lexiris, Service Malin, ADASI...) ou de participer à des réunions de réseaux, et dans ce cas disposer de cartes de visite, flyers ou plaquettes; ou si vous privilégiez le travail à distance, avoir votre site internet, travailler votre référencement, ou plutôt passer par des plateformes qui joueront les intermédiaires (Officeo, Malt, Aadprox...),etc...

Il n'y a pas de recette unique car tout découle de :

1) Qui vous êtes et ce que vous proposez

2) Qui vous souhaitez toucher et comment vous souhaitez travailler

En ce qui concerne la tarification, je ne m'avancerai pas sur des chiffres précis, car là aussi, ce sera lié aux types de prestations et modalités d'interventions proposés (à l'heure, à la demi-journée, au forfait, à la prestation...) mais également à votre situation géographique.

Néanmoins, gardez bien à l'esprit le % de vos charges sociales et fiscales ainsi que l'ensemble des charges courantes.

Vous verrez que cela chiffre très très vite.

N'oubliez pas que lorsqu'on ne travaille pas, bien évidemment, on ne gagne rien. Donc si vous souhaitez prendre quelques jours de congés dans l'année, eh bien cela se calcule et s'anticipe. Et même si l'on travaille souvent de chez soi, il y a quand même les frais d'assurances, les frais bancaires, les abonnements logiciels, les frais de carburant, les frais de communication, complémentaires santé et prévoyance, retraite...etc, etc... Et je peux vous assurer que cela monte assez vite.

Sur le sujet, je vous invite à lire cet article très intéressant, rédigé par les membres de la FFMAS, qui, même s'il date un peu, reste tout à fait vrai.

Là, non plus, il n'y a pas de règle.

Pour ma part, cela s'est fait progressivement et au rythme auquel je me sentais en mesure de prendre les missions, selon leur typologie mais également en fonction du volume de temps demandé.
 

En ce qui me concerne, j'accorde une grande importance à la complémentarité des missions mais c'est un choix personnel.

Mais pour certaines personnes, cela va parfois très vite. Il suffit de quelques contrats avec du volume et vous pouvez vite remplir votre planning.

Et pour finir, quels conseils je peux éventuellement donner?

Eh bien, je reprendrais celui cité un peu plus haut, à savoir être le plus en phase avec soi-même, tant dans son offre que dans le type de client ou mission que l'on accepte. Mais vous verrez qu'en ayant une offre qui vous correspond, et surtout pas en essayant de se calquer sur ce que font d'autres ou sur ce qu'il faudrait que je fasse, cela coulera tout seul. En étant vous-même dans votre offre, vous attirerez des personnes qui vous ressemblent ou qui vous seront complémentaires dans le travail.

L'autre conseil que je me permettrais de donner est d'apprendre à dire non. Quand on ne sait pas ou qu'on ne peut pas ou ne veut pas faire pour une raison X ou Y, il faut savoir dire non. Alors, oui c'est très difficile à dire et bien souvent après, on se dit, "Oh la la, j'aurais dû accepter" mais quand on ne peut pas, faute de temps ou de compétence, ou qu'on ne le sent pas, c'est préférable. Toutes les missions ne sont pas faites pour nous et inversement. On n'a pas tous la même expérience, le même vécu, les mêmes codes ou valeurs... on n'est pas tous faits pour travailler ensemble. Donc parfois, c'est ainsi.

Et enfin, en termes de ressources, je vous invite, si ce n'est déjà fait à consulter le site "Croquefeuille" où vous trouverez un grand nombre d'articles en réponse aux questions que l'on se pose quand on s'installe. Parallèlement, et après installation, je ne peux que vous conseiller de vous faire référencer sur des annuaires professionnels dédiés dont Lexiris, ADASI ou 1001 secrétaires.

Je pense avoir fait le tour. Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à m'en faire part de façon à compléter cet article.

Comme je le disais précédemment, il n'y a pas de recette magique mais au final, tout est lié à soi : qui on est, nos valeurs, nos expériences, ce que l'on souhaite apporter, à qui et de quelle façon. Quand on réfléchit et qu'on pose déjà ces premières bases, les choses se déroulent par la suite.

Bon courage et bonne installation à vous!